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80%的管理問題,都是溝通問題

  發(fā)表時(shí)間:2022年05月10日  點(diǎn)擊數(shù):4669 次  來源:綜合管理科  作者:王卓  審核:張振忠

  溝通,是執(zhí)行力的第一步,它決定了人們的行動(dòng)是否都還在正確的方向上,能否按計(jì)劃、有質(zhì)量地去完成。

  而這個(gè)檢查跟進(jìn)就是要通過高效的會(huì)議溝通才能完成。具體地說,就是要開好會(huì)。

  那么,我們?nèi)绾伍_好會(huì)?

  一、溝通的四要素

  完整的溝通要有四個(gè)要素:一個(gè)發(fā)送者,一個(gè)接收者,發(fā)出來的信息,收到信息后給出的反饋。

  好的溝通需要這四樣?xùn)|西,要能形成一次又一次的閉環(huán)。

  但在現(xiàn)實(shí)生活中、工作中,總是這樣那樣地掉鏈子。大家總是不能主動(dòng)地形成一個(gè)個(gè)閉環(huán)。

  比如,我在蒙特利爾的鄰居老張和我說,他想在淘寶上訂些東西,麻煩我去加拿大時(shí),給他帶一下。我說:“沒問題!比缓竽?就沒有然后了。

  直到有一天,我收到兩個(gè)包裹,拆開一看,不是我們家要訂的東西。地址還寫成隔壁小區(qū)的門牌號(hào),只是我的名字、電話和小區(qū)名是對(duì)的。過了好久才反應(yīng)過來,是老張訂的。

  然后我就說了老張一頓,我說下次你買了東西送來時(shí)要和我說一聲,我差一點(diǎn)兒給丟垃圾桶。然后呢?又沒了然后。過了一段時(shí)間又來了包裹,他還是沒有提前通知我。唉!

  再舉一個(gè)例子,我申請(qǐng)了蒙特利爾的免費(fèi)法語(yǔ)課程。網(wǎng)上申請(qǐng)后,項(xiàng)目的主管部門讓我快遞資料,我也全都照辦。哪知道,一個(gè)多月過去了,網(wǎng)上申請(qǐng)的進(jìn)度沒有進(jìn)展,還收到兩次郵件催我交資料。

  我也打了熱線,還是沒有找到原因?傊欢ㄊ悄睦锍鰡栴}了。我想別再糾結(jié)誰(shuí)對(duì)誰(shuí)錯(cuò)了,總得為達(dá)到目的多走一步吧。

  我打電話給我太太,和她說不要用快遞,希望她趕在圣誕節(jié)前最后一個(gè)工作日親自跑一趟,再遞一次資料。她就乘公共汽車轉(zhuǎn)地鐵,找到了那個(gè)在三樓的地址,發(fā)現(xiàn)根本沒有那個(gè)部門。

  在隔壁好心人的幫助下,我們才知道三四個(gè)月前他們已經(jīng)搬到800米以外的地方。原來他們給我發(fā)的快遞地址還是舊的。

  所以要想溝通得順暢,四要素:發(fā)送者、接收者、信息、反饋,一個(gè)都不能少。

  二、管理溝通的四個(gè)方面

  最好的人才在哪里?

  要么在你公司,要么在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里。

  那么我們請(qǐng)來了好的人才,怎么才能管理好呢?

  要靠快速反饋!

  我在沃爾瑪美國(guó)出差的時(shí)候,看到過一本書《快速反饋》(FAST Feedback),作者是布魯斯·圖爾甘。書很薄,但FAST這四個(gè)方面對(duì)我管理溝通很有幫助。簡(jiǎn)單解釋一下:

  1.頻率(frequency)

  溝通要講究頻率,不同的溝通,要考慮需要隔多久一次最合適。比如新人加入時(shí),是先緊后松,還是先松后緊。

  我的一個(gè)福建做工程的客戶,他們?nèi)肆Y源總監(jiān)花了半年時(shí)間,喝茶聊天,終于挖到一個(gè)滿意的總工。入職第一天見了面之后,這個(gè)人力資源總監(jiān)就出差了,一個(gè)月后他回來時(shí),這個(gè)新來的總工也辭職了。

  2.準(zhǔn)確(accurate)

  溝通需要用準(zhǔn)確的信息,比如找數(shù)據(jù)、做報(bào)表,收集準(zhǔn)備好信息,能大大提高溝通效率。

  3.具體(specific)

  溝通表達(dá)要明確具體,目的就是要讓對(duì)方明白清楚,減少歧義和誤會(huì),不要讓對(duì)方猜測(cè)。

  4.時(shí)效(timely)

  什么事情可以等,什么不可以等。什么事情等到周會(huì)再說,什么事情不要發(fā)郵件,而是打電話,或者走過去馬上當(dāng)面談。

  什么事情是今天最重要的,什么事情是陳年舊賬不要再提,這些都要搞清楚。

  三、如何達(dá)成高效的會(huì)議溝通

  1.頻率

  我的建議是52次,退一步是26次。即最好每周一次,其次是兩周一次。

  過程管理,你做的次數(shù)越多,你就越有可能打敗你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。兩次會(huì)議之間的時(shí)間間隔越短,說明你公司做事的節(jié)奏越快,可以提高成功的概率。

  比如,每季度開一次此類會(huì)議,如果這個(gè)季度沒做到,下次再跟進(jìn),半年就沒了。

  每月一次,這次沒做到,要等下個(gè)月,一晃兩個(gè)月就沒了。

  只要每周堅(jiān)持跟進(jìn),一年就有52次機(jī)會(huì)去糾偏、去改善。

  而在打關(guān)鍵戰(zhàn)役時(shí)(比如電商的“雙十一”),我們甚至需要天天開會(huì),同時(shí)變成“996”的工作制度(朝九晚九,每周六天)。

  就好像我們?cè)谝黄鸾◤纳虾5奖本┑母哞F,我們每周都開工程進(jìn)度會(huì),每次開會(huì)大家都知道誰(shuí)快了、誰(shuí)慢了,為什么還沒有把材料運(yùn)到,誰(shuí)需要增援去拉一把,等等。開會(huì)就是應(yīng)該這樣有壓力,因?yàn)檫@是在打仗。

  每一次會(huì)議,就像鐵路上的枕木,我們應(yīng)該一年有52塊,最次也得有26塊。那些一年只有4塊和12塊的公司肯定沒有我們有52塊的做得扎實(shí)。

  我認(rèn)識(shí)一個(gè)浙江的姚老板。他引進(jìn)新人之后,覺得新人、老人磨合還是不行,于是他就在公司對(duì)面租了房子,每天請(qǐng)廚師做午飯。

  這樣一來Top10(Top10指領(lǐng)導(dǎo)班子,下同)每天都不用再發(fā)愁去哪兒吃飯,二來通過一起吃午飯,新人、老人可以在輕松的氛圍里更好地磨合,三來這個(gè)午飯也讓他們?cè)谝荒陜?nèi)有200多天可以在一起聊項(xiàng)目進(jìn)展。聰明吧!

  2.Top10匯報(bào)為主,CEO和其他Top10成員反饋

  如果前面都做好了,會(huì)議就比較簡(jiǎn)單直接:輪到Top10成員發(fā)言時(shí),他只要說他負(fù)責(zé)的是哪個(gè),然后逐個(gè)匯報(bào)進(jìn)展就可以了。

  我以前有個(gè)同事叫大鵬,他負(fù)責(zé)匯報(bào)一個(gè)教育Pad的項(xiàng)目。這個(gè)項(xiàng)目是為中小學(xué)提供電子書,取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)課本。

  開始時(shí),他每次的匯報(bào)比較亂,于是我們幫他理了理。

  那個(gè)項(xiàng)目的老板是一個(gè)技術(shù)發(fā)燒友,為了技術(shù)不計(jì)成本。而當(dāng)時(shí)蘋果iPad的價(jià)格越來越便宜,為了能讓這個(gè)教育Pad賣得出去。

  我們認(rèn)為成本控制是第1重要的;第2重要的是內(nèi)容如何和各省市的教育體系接軌,否則沒有學(xué)校會(huì)用;第3重要的是渠道,即如何把產(chǎn)品賣出去。

  從那以后,大鵬的匯報(bào)就有條理多了。他每次匯報(bào)只用說三個(gè)方面:成本、內(nèi)容和渠道,然后逐個(gè)方面講進(jìn)展。

  3.必須要有連續(xù)性

  我在嘉御基金公司的衛(wèi)老板說過:“每一個(gè)會(huì)議都要從上一個(gè)會(huì)議的結(jié)束開始!

  這就像說評(píng)書開場(chǎng)一樣:“上回書說到……”,而不是每次都在開一個(gè)新的會(huì)議。

  沒有了連續(xù)性,也就沒有責(zé)任感和緊迫感。

  4.要坦誠(chéng)

  Top10成員之間溝通要坦誠(chéng),鼓勵(lì)爭(zhēng)吵。最怕不痛不癢,你好我好而其實(shí)最后誰(shuí)都不好。

  通則不痛,痛則不通。如果當(dāng)面不能有什么說什么,總是讓人猜測(cè)和揣摩;如果當(dāng)面不講,背后議論,那么公司很可能變得效率低下,反應(yīng)遲鈍。

  馬云說他和蔡崇信之間因?yàn)闋?zhēng)吵,不知道摔壞了多少個(gè)手機(jī)。但是如果蔡崇信讓他簽什么字,把他賣了,那他也認(rèn)了。

  工作伙伴之間如果沒有了坦誠(chéng)的溝通,很多工作都會(huì)大打折扣,也將失去競(jìng)爭(zhēng)力和人才。

  過程管理,要耐得住寂寞,因?yàn)檫@是一個(gè)尋求量變到質(zhì)變的活兒。

  我們需要經(jīng)常重新檢視公司的會(huì)議——哪些要開,哪些要砍,哪些要改。要多思考怎么開會(huì)才更有價(jià)值。

  除了體現(xiàn)執(zhí)行力的會(huì)議之外,還應(yīng)該看看要開哪些年度會(huì)議(如戰(zhàn)略會(huì)、人才盤點(diǎn)會(huì))、哪些季度會(huì)議、哪些月度會(huì)議(如經(jīng)營(yíng)分析會(huì)等),整理出一套適合自己的,且行之有效的會(huì)議溝通體系。 

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